Przechowywanie dokumentacji pracowniczej — jakie wymogi musisz spełnić?

Zatrudniając pracowników jednym z Twoich ważniejszych obowiązków jako pracodawcy jest zadbanie o dokumentację tych osób. Powinieneś znać zasady i wymogi przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także wiedzieć jak postępować, gdy upłynie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co zrobić, gdy stosunek pracy uległ rozwiązaniu?

Czym jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Przepis art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy określa w jaki sposób pracodawca powinien prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej:

• akta osobowe pracowników,
• dokumentacje w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Te dokumenty określane są wspólnie jako dokumentacja pracownicza.

Natomiast art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy dokładnie określa sposób, w jaki te dane powinny być przechowywane. Przepis nakazuje przechowywanie dokumentacji pracowniczej
w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Należy także zadbać o to, aby znajdowały się w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez odpowiedni okres, gdy stosunek pracy uległ rozwiązaniu.

Nieprawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Na pracodawcy ciąży obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dane pochodzące z dokumentacji sa wykorzystywane systemie ubezpieczeń społecznych oraz do spraw podatkowych. Art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy informuje o konsekwencjach w przypadku zaniedbania prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Niespełnienie przez pracodawcę wymogów prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz niezachowanie okresu określonego w przepisach, a także narażenie danych na zniszczenie lub uszkodzenie są wykroczeniami przeciwko prawom pracownika. W takiej sytuacji pracowdawca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł.

Co to są akta osobowe?

Akta osobowe. Zródło pixaby

Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywania akt osobowych pracowników. Można je podzielić 5 części, które każdy pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika:

A — obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Są to także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

B — obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.: umowę o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami BHP, oświadczenie dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, lub zmiany tych warunków, a także dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub wychowawczego, a od 7 kwietnia 2023r. również dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej;

C — obejmuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem, lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopia wydanego świadectwa pracy;

D — obejmuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w osobnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie danego okresu;

E — tu należy gromadzić dokumenty dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika oraz badania na obecność w organizmie zatrudnionego środków działających podobnie do alkoholu.

Czym jest dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?

Dokumentacja. Źródło freepik

Oprócz akt osobowych pracodawca ma także obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Można je podzielić 4 części, które każdy pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika:

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą m.in.: ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia osobistych spraw oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy;

Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

Kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Wymogi te dotyczące pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 2019 roku. Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym podjęto decyzję o zakończeniu stosunku pracy, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).

Wymogi te dotyczące pracowników zatrudnionych w okresie przed 1 stycznia 2019 roku. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej należy ustalać na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem (art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357). Oznacza to, że dokumentacja pracownicza, która dotyczy tego okresu powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia:

zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;

wytworzenia – dla dokumentacji płacowej

(zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2019 roku).

Jednak w związku z tym, że dokładne określenie poszczególnych dat mogłoby być trudne do precyzyjnego określenia, przyjmuje się, iż zarówno dokumentację osobową, jak i płacową przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia pracy (dnia ustania stosunku pracy).

Nieco bardziej złożona wydaje się kwestia z ustaleniem czasu przechowywania dokumentów, których przed 1 stycznia 2019 roku nie włączano do akt osobowych – takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, listy obecności czy harmonogramy czasu pracy. Wówczas przechowywano powyższe dokumenty przez okres 3 lat, który odpowiadał okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych. Zatem tego rodzaju dokumenty, dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 3 lat.

W odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku przyjmuje się zasadę, że te dokumenty, o których nie wspomina się w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, nie muszą być przechowywane przez okres 10 lat, lecz przez 3 lata. Gdy mija ten okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, tracą one swoje znaczenie prawne.

Zalecany sposób na przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą w dwóch formach:

• formie papierowej
• elektronicznej 

Dane powinny być odpowiednio zabezpieczone, zwłaszcza w taki sposób, aby nie miały do nich dostępu osoby trzecie. Dotyczy to zarówno formy elektronicznej jak i papierowej. Sprawdzonym rozwiązaniem jest przechowywanie danych w szafach metalowych zamykanych na klucz.

Szafy ognioodporne i pancerne

Najczęstszym wyborem wielu firm są typowe szafy niezbędne w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Są one w pełni funkcjonalne, doskonale odgrywają swoją rolę przechowywania dokumentów, więc dla wielu biur i firm jest to w zupełności wystarczające i niedrogie rozwiązanie. Jednak to szafy ognioodporne powinny być jednym z podstawowych mebli w każdym biurze. Wiele firm decyduje się na zakup szaf ognioodpornych, ponieważ gwarantują one bezpieczeństwo dla przechowywanych w szafach dokumentów niejawnych, takich jak raportów informacyjnych, akt osobowych pracownika i jego dokumentacji pracowniczej. Zabezpieczenia przeciwogniowe gwarantują najwyższe bezpieczeństwo w warunkach grożących uszkodzeniem na przykład przed rozprzestrzeniającym się ogniem i pyłami gaśniczymi, które powstają w czasie pożaru. Szafy metalowe dzięki temu są świetne do przechowywania ważnych dokumentacji firmowych. Każda szafa ognioodporna chroni w ten sposób zawartość wewnątrz.

Dodatkowo te szafy cechuje odporność na włamania. Są wykonane z grubych, wysokogatunkowych, solidnych blach. Są specjalnie wzmacniane na frontach, co zapewnia jeszcze większe bezpieczeństwo i zwiększoną odporność na forsowanie. Meble w ofercie to szafy o wysokości do 200 cm i o różnych szerokościach, z minimum czterema półkami wewnątrz. Posiadają od 4 do 5 rygli, dodatkowo są zamykane na klucz lub zamek elektroniczny. Zapewniają optymalną ochronę dokumentów przed uszkodzeniem, kradzieżą lub przejęciem ich przez osoby nieupoważnione. Oferowane metalowe szafy pancerne są zaprojektowane zgodnie z zasadami BHP.